Werkzeuge der PR: Die Verteilerliste

Ein Unternehmen kann mit der eigenen PR-Arbeit noch so viel Aufwand für gute Inhalte betreiben – wenn sie nicht an die richtigen Journalisten herangetragen werden, wird der Erfolg ausbleiben. Daher ist der Aufbau und die Pflege von Verteilerlisten neben der Content Erstellung ein wichtiger Bestandteil der PR.

In einer Verteilerliste werden Kontaktdaten von Journalisten gesammelt, die sich mit einem für das Unternehmen relevanten Thema beschäftigen. Erstellt man eine Pressemitteilung kann einfach auf die bereits erstellte Verteilerliste zurückgegriffen werden, anstatt für jeden Versand die passenden Ansprechpartner der relevanten Medien blanko zu recherchieren.

In vielen Fällen ist es sinnvoll, mehrere Verteilerlisten anzulegen. So können beispielsweise deutschsprachige und internationale Medien separat gesammelt werden, wenn Pressemitteilungen in verschiedenen Sprachen versandt werden müssen. Aber auch eine Differenzierung nach verschiedenen Themenbereichen ist von Vorteil, wenn ein Unternehmen diverse Branchen mit seinem Portfolio abdeckt. So kann je nach Inhalt entschieden werden, an welche Kontaktpersonen eine Pressemitteilung versandt wird. Ein solch spezifisches Vorgehen verhindert, dass Journalisten völlig unpassende Inhalte erhalten. Wenn beispielsweise ein Redakteur, der sich auf den Bereich Umweltforschung spezialisiert hat, die Ankündigung für das Sommerfest im Freibad erhält ist das ein fehlgeleiteter Versand. Das ist zum einen enttäuschend für den Versender, da der Redakteur natürlich nicht darüber berichten wird, zum anderen ein Ärgernis für den Journalisten, welcher die offenkundig irrelevante Zusendung aussortieren muss.

Durch einen zielgeführten und themenspezifischen Versand über den richtigen Verteiler mit dem richtigen Thema kann auch verhindert werden, dass das Unternehmen oder die verantwortliche Agentur auf der schwarzen Absenderliste beim Empfänger landet.

Wie erstelle ich eine Verteilerliste?

Um eine Verteilerliste anzulegen, muss zunächst definiert werden, welche Arten von Medien angesprochen werden sollen. Sind es Tageszeitungen, Fachmagazine, Radiosender, Fernsehsender, Online-Magazine oder Blogs? Welche Themenbereiche sind wichtig? In welchen Regionen und Ländern soll es zu Veröffentlichungen kommen? Wenn diese Fragen beantwortet wurden, beginnt darauf aufbauend die Medienrecherche. Dabei hilft beispielsweise die Suchfunktion „Google News“, über welche nach ähnlichen Themen recherchiert wird und so passende Medien gefunden werden können. Darüber hinaus helfen Mediensammlungen, wie zum Beispiel auf www.fachzeitungen.de, bei der Suche nach relevanten Outlets.

Auch offline können sich die richtigen Medien finden, indem man sein Team und die Erfahrung der Kollegen mit einbezieht. Auch der Besuch des nächsten Kioskes mit einer großen Zeitschriften- und Zeitungsauswahl kann einen Verteiler passend ergänzen. Ein solches Vorgehen lohnt sich insbesondere für Unternehmen, die direkt mit den Konsumenten in Kontakt treten möchten und für die daher B2C-Zeitschriften interessant sind.

Zusätzlich gibt es Services, die in Anspruch genommen werden, die nach Schlagworten relevante Medien heraussuchen. Meist kommt ein unglaublich großes Ergebnis dabei heraus, daher ist es ratsam, die Medien nach Sprache und Art einzugrenzen. Durch einen solche Service sparen sich PR-Agenturen viel Zeit bei der Suche nach passenden Medien.

Für eine vollständige Verteilerliste ist jedoch nicht nur das Medium selbst relevant, sondern darüber hinaus ein konkreter Ansprechpartner. Welcher Mitarbeiter sich mit welchen Themen beschäftigt, lässt sich beispielweise durch die Kennzeichnung des Redakteurs am Anfang oder Ende eines Artikels oder etwa im Abspann eines Videos feststellen. Gerade in Online-Medien findet jedoch nicht immer eine solche Kennzeichnung statt. In dem Fall helfen Teamseiten, auf denen oft auch die einzelnen Redakteure sowie ihre Zuständigkeit für einzelne Fachbereiche und Kontaktmöglichkeiten aufgeführt werden. Wenn es jedoch auch eine solche Seite nicht gibt, bleibt noch die Möglichkeit, einen Ansprechpartner zu erfragen. In einem Telefonat mit der Redaktionsassistenz oder direkt mit einem Redakteur kann der Recherchierende herausfinden, wer für den gewünschten Themenbereich zuständig ist.

Eine weitere Möglichkeit, interessierte Journalisten in die Verteilerliste mit aufzunehmen, ist eine Anmeldung im Pressebereich der Webseite. Ähnlich einer Newsletter-Anmeldung können diese dort ihre E-Mail-Adresse eintragen, um zukünftig über Neuigkeiten informiert zu werden.

Trägt man hingegen die Kontaktdaten selbst in die Verteilerliste ein, muss die jeweilige Person diesem Vorgang aus rechtlichen Gründen erst zustimmen.

Fortlaufende Pflege des Verteilers

Einmal erstellt, sollte die Verteilerliste nicht einfach als gegeben angesehen werden. Stattdessen sollten neue Kontakte ständig ergänzt werden. Es lohnt sich darüber hinaus, in regelmäßigen Abständen erneut Medien zu recherchieren. Da es unzählige Fachmagazine und Nischen-Blogs gibt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass man doch noch welche entdeckt, die man bislang nicht kannte. Darüber hinaus zählt auch die Überprüfung bestehender Kontakte zur Verteilerpflege. Da es wie in jedem Unternehmen auch in Redaktionen dazu kommt, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, in Elternzeit oder in den Ruhestand gehen, können E-Mail-Adressen veraltet sein. Daher ist es sinnvoll, die Aktualität gelegentlich zu prüfen. Manche Redaktionen bestehen ohnehin darauf, dass eine allgemeine E-Mail-Adresse in den Verteiler aufgenommen wird, wie beispielsweise „redaktion@“ oder „info@“.

Vorteile von E-Mail-Marketing Lösungen

Die Informationen über die Medien und Ansprechpartner für die Verteilerliste können auf verschiedene Weisen aufbereitet werden. Neben klassischen Tabellen, etwa in Excel, sind E-Mail-Marketing Anbieter hierfür besonders gut geeignet. Diese umfassen zahlreiche Funktionen für das Speichern von E-Mail-Listen sowie das Versenden von Pressemitteilungen oder Newslettern. So gibt es bereits definierte Felder, die bei Eingabe eines neuen Kontakts in eine Liste ausgefüllt werden – neben der E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind Vor- und Nachname, Anrede und das Medium sinnvoll.

Innerhalb solcher E-Mail-Marketing-Lösungen ist es darüber hinaus möglich, die Pressemitteilung zu erstellen und zu versenden. Ein integrierter Editor ist meist intuitiv zu bedienen und bietet umfassende Gestaltungsmöglichkeiten. Während des Versands wird ebenfalls der Datenschutz beachtet – so kann der Empfänger nicht sehen, welche Personen noch kontaktiert wurden. Auswertungsmöglichkeiten bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Rückschlüsse auf die Relevanz und Qualität der Inhalte zu ziehen. So stehen Informationen wie die Öffnungsrate, die Anzahl der Klicks, die Anzahl von Abmeldungen aus der Verteilerliste und weitere Auswertungen zur Verfügung.

Fazit

Eine gute Verteilerliste zeichnet sich also durch relevante Kontakte zu Redakteuren aus. Entscheidend ist nicht die Quantität der Kontaktdaten, sondern die Qualität. Auf diese Weise werden die Chancen auf mehr Veröffentlichungen versendeter Pressemitteilungen erhöht.

Die Erstellung und Pflege von Verteilerlisten auf der einen Seite und die Erstellung guter, relevanter Pressemitteilungen auf der anderen Seite sind zwei der wichtigsten Aufgaben in der PR-Arbeit. Wie Sie eine Pressemitteilung schreiben und richtig strukturieren, erfahren Sie in einem vorherigen Blogbeitrag.